前回の記事で、効率的な議事録の作成方法について取り上げました。
その中で、「Officeを使っている方は、OneNoteを使うと効率化できる」と書いたものの、意外とOneNoteを活用していない方は多いと思います。
使ってみると割と使えるのがOneNote。
もし、Officeを使っているのなら、一度試してみてはどうかと思います。
今回はOneNoteでの議事録の取り方を、操作の流れに沿ってまとめたいと思います。
目次
議事録作成時の新規作成：［Ctrl］＋［N］
OneNoteで議事録を新規に作成するときは、メニューから選ばずにショートカットでいきましょう。 ［Ctrl］キーを押しながら［N］（NewのN）を押してください。 ページが作成されます。
ノートが表示されたら、一番上のタイトル部分に文字を入力すると「無題のページ」というページ名が、入力した文字列になります。
Outlookスケジュールから会議の詳細を挿入：［挿入］−［会議の詳細］
メールやスケジュール管理にOutlookを使っている場合は、スケジュールから会議時間や参加者の情報を同期させることができます。
OneNoteの［挿入］メニューから、［会議の詳細］を選んでください。 右側に会議の一覧が表示されます。
なお、私の自宅PCではOutlookと同期していないので、上の画面例では表示されていません。。
でも、ここから選ぶことで、面倒な情報入力が不要になってものすごく楽です。
会議音声を録音：［挿入］−［オーディオ］
議論が錯綜したり、自分の発話したりして手が止まってしまうこともあるので、会議が始まったら［挿入］メニューから、［オーディオ］を選ぶことで、会議の音声を録音できます。
会議中にできるだけ入力は済ませたいけれど、「あれ、あのとき何て言ってったっけ？」というときに、聞き直せます。
OneNoteを共有しておけば「わからないところは音声聞いてください！」と言うこともできるし、不要になれば音声を消せばOKです。
議事の進行に沿ってOneNote上で本文入力
会議が始まるまでにここまでの準備ができたら、OneNote上で本文を入力していきましょう。
細かいことは特に気にせず、自由に入力して良いと思います。
［Ctrl］キーを押しながら［１］キーを押すことで、チェックボックス形式の行頭記号を入れることもできます。
強調したい部分があれば、アンダーラインや蛍光ペン機能が使えます。
手書き風のマーカーで色をつけたり、 挿入から添付ファイルを付けたりすることもできます。
行頭記号は、チェックボックス型のほか、「★」や「？」も選べます。
要確認や定義も、蛍光ペン機能と同様のようです。
OneNoteの議事録を共有
OneNoteは、メールを送らなくてもメンバーと共有することもできて便利です。
上部のメニューから［共有］を押すことで、共有したい人を選べます。
ただし、議事録１ページ単位での共有は現在できない仕様になっているようです。
以上です。
議事録以外にも、何か手順書や説明資料のようなものを作るのに適しているので、これまで使ったことがない方も、ぜひ使ってみてはどうかと思います。
