「会議が多くて疲れる」「会議が長くてやるべき仕事ができない」
そんな風に感じている方は多いのではないでしょうか。
中には、1日中会議で埋まっているようなウゲーって人はいませんか。
特に最近は在宅勤務が増えており「意思疎通のためのオンライン定例会議」も行われているようです。もしかすると削れたのは移動時間だけで、無駄な会議で作業効率は大きく低下しているかもしれません。
在宅勤務であっても、ミーティングは極力減らすべき。
不要なものであれば、なくしていくべきだと思います。
今回は、在宅勤務でも会議を減らす方法について、書籍で参考になったものや、私自身の実感として効果があったものをまとめていきます。
在宅勤務でも会議の無駄を削減する12の方法
会議の無駄を削減するために、次に挙げる中からできれば全部、難しくてもできることから取り入れていくことをオススメします。
- 会議に掛かるコストを「5分いくら」レベルで共有する
- 会議の目的からそもそも必要なのかを考える
- 在宅勤務の不安の声を、会議開催で安易に解決しようとしない
- 「とりあえず参加」をやめる
- よほど重要でない限り、午前中に会議を開かない
- 会議のゴールをイメージし、合意形成を前提に準備する
- 箇条書きでアジェンダを作り、想定時間を入れておく
- 「必ず話が長い奴」の対策を練る
- 会議冒頭と終了後の雑談を断ち切る
- 会議で資料を読まない
- 議事録は会議の場で効率よく作る
- 終了10分前に、全員に聞こえるアラームを鳴らす
これらを見れば、大体やることはわかると思いますが、オンライン会議の観点も交えながら、もう少しだけ説明を加えていきます。
会議の無駄を省く4つの基本的な考え方
そもそも会議が必要か、なぜ削減が必要なのかを意識づける考え方から説明します。
会議に掛かるコストを「5分いくら」レベルで共有する
無駄な時間やコストを数値化し、一人ひとりが意識すると効果的です。
ざっくり時給換算でよいので、1時間あたりの会議コストを出してください。
さらに、5分にするといくらになるのかを出し、チームメンバーで共有します。
「５分長くなった場合はいくら無駄で、個人作業への影響はどのくらいか」を実感でき、会議終了時に具体的なコスト効果と、自分の作業時間への影響を意識できるようになります。
会議の目的からそもそも必要なのかを考える
会議をスケジュールする前に「会議の目的」を考え、書くようにします。
ありがちなのが「進捗確認」「情報共有のため」。
これだと、全員が事細かに自分の作業内容をダラダラ話す会議になります。
もう少し目的を明確にして、例えば
「遅れている作業がないか確認し、対策を検討する」
であれば、問題がないことをいちいち報告する手間が省けます。
ただの進捗確認はできるだけ削減。そもそも必要なのかを考えた方が良いでしょう。
特に、何となく行われている定例会議がこれに該当します。
在宅勤務の不安の声を、会議開催で安易に解決しようとしない
在宅勤務に関する要望を聞くと、必ず「一人で仕事をすることの弊害」や「全員で会話したい」という声が挙がります。
これに対し反応的に会議増加につなげるのではなく、真意を聞いた上で対策を考えましょう。
「それほど深刻ではないけど、聞かれたからそう答えた」可能性もあります。
仲間内でオンライン飲み会やって済むことかもしれません。
「とりあえず参加」をやめる
よくありがちなのが「自分に関係ありそう」という理由だけで、参加するパターンです。必要とされていないのに、勝手にうしろめたさを感じて、出る必要はありません。
選択と集中。自分に大事なことだけ取り組む「エッセンシャル思考」でいきましょう。
生産性を高める会議にする4つの準備
続いて、会議を効率よく進めるための準備についてまとめます。
よほど重要でない限り、午前中に会議を開かない
個人が集中して、最も高い成果が出るのが朝一番の作業です。
朝の貴重な時間をできるかぎり会議で潰さないことを会議マナーとして共有すると、個人の集中を尊重する文化が芽生えてきます。
今は、Trello、Backlog、WrikeなどWebで使える”すぐれもののプロジェクト管理ツール”があります。
既存のやり方（朝一番のミーティング等）ではなく、ツールを駆使しながら困ったときにオンライン＆リアルタイムで助け合う仕組みを考えてもよいでしょう。
会議のゴールをイメージし、合意形成を前提に準備する
会議を単なる相談の場にしてしまうと、結論がないまま長引きます。
相談は相手の時間を奪う行為なので、仮説でも良いので自分で導きたい方向・結論をまとめ、会議を合意形成の場にします。
仮に、仮説が外れていても、自分なりに結論を考えておけば具体的な議論になります。
単に相談の場にすると、議論が発散する方向に向かうだけで、収拾がつかなくなります。
箇条書きでアジェンダを作り、想定時間を入れておく
箇条書きで良いのでアジェンダを作り、会議冒頭に今日はこの流れで進めることを宣言してください。
偉い人は「目的は何？」と聞いてくることが多いので、目的も明記し、ゴールに導く手順を示します。併せて時間を書いておけば、全員といかないまでも時間の意識を植え付けられます。
オンライン会議の場合でもアジェンダは作り、メールでも良いので、事前に共有しておきましょう。
「必ず話が長い奴」の対策を練る
いますよね。話が長い割に結論がない人。
この対策がかなり難しいのですが、考えられることを挙げていきます。
- そもそも呼ばない。（無理か笑）
- 結論を促すように質問する
- 「とりあえず検討」でお茶を濁す
- 話が長い奴をいさめられる上司を味方につけておく
このくらいでしょうか。
会議中にできる効率化・短縮化4つの方法
実際に会議が始まってからの対応で、効率化・短縮化するポイントをまとめます。
会議冒頭と終了後の雑談を断ち切る
会議が始まるや長々と自分の話を始めたり、終わった後に雑談に付き合わされたりすることはありませんか？
雑談自体は悪いものではありません。しかし、会議に参加している全員を巻き込み、長時間話し込むのは無駄です。
特にオンライン会議であれば、進行役の仕切りが大事です。
「今日は時間が限られているので開始していいですか」「話のある方以外は解散しましょう」といった横槍を（丁寧な表現で）入れるようにしましょう。
会議で資料を読まない
配布した資料をその場で読む行為は、はっきり言って無駄でしかありません。
事前に配布しておき、目的から逆算して必要なところをかいつまんで話してください。
- 目的・結論 → きちんと説明
- 背景・課題 → 参加者の理解度に応じて省略・抜粋
- 思考・行動の過程 → 図などを使いながら要約して説明
要約や図解により説明するスキルは高度なので、訓練が必要です。
議事録は会議の場で効率よく作る
議事録担当になった場合、会議だけでなく、会議後に影響が出ないようにその場で議事録を作りましょう。以下の記事も参考にしてください。
終了10分前に、全員に聞こえるアラームを鳴らす
これはTips的なものになりますが、終了前にアラームを鳴らせば、ダラダラ会話を止めて、終了モードへ切り替えることができます。
「あ、すみません。今の音は、残り時間あと10分の音です」
と言えれば良いので、小さな音でかまいません。
以上です。
ポイントは4つか5つかなと思って書き始めたら、12個も挙がっていました。
会議に無駄が多いことの現れなのでしょうね。
