社内のメールやり取りの無駄をなくす５つのルール【効率化・省力化】

投稿日：2020年4月20日更新日：2020年6月7日

会社員をやっていて圧倒的に、時間と集中力を奪っていくものの一つがメールのやり取りです。
よくよく読んでみると、楽○のメルマガくらいスパム化している場合もあり、本当に重要なものはわずかだったりします。

こういうのはもう止めたいところです。

…と言っても会社の場合、自分一人で「無駄メール撲滅宣言」を誓っても、「返信が遅い」などと返り討ち（長い説教）に合うだけです。
ですので、せめて自分が所属するグループ、チーム内だけでもコミュニケーションのルールを決めるのが有効です。

どんなルールが良いか挙げていくことにします。

ルール１：午前中のメールは基本NG

朝は最も意志力が高く集中できるので、そんなときにメールチェックで集中を途切れさせると、結局1日をダラダラと過ごすことになってしまいます。

カリフォルニア大学での研究によると、人が集中した時に、何らかの邪魔が入っていったん集中が切れてしまうと、そこから戻すのに30分近く掛かってしまうそうです。

たかがメールチェック、されどメールチェックなのです。

この事実を共有した上で、時間を決めてOutlookなどのメールソフトは起動しないルールにすると良いと思います。
午後はどうせ疲れてダラダラするので、そこでまとめて処理すれば十分です。

メールで質問するときは、相談にしても自分で考えられるところまで考え、相手が答えやすいようにすることを共通認識にしましょう。

「どうすれば良いでしょうか？」と聞くと、「こうすれば良い」という説明とその理由を相手が書かなければなりません。
一方で「こう思うのですがどうでしょうか？」だと、相手は「それで良い」とか「ここは違う」といった回答ができ、無駄が省かれます。

ビジネスにおいては、相手とやり取りを始めることで、相手の貴重な時間を奪っていることを意識しなければなりません。これはもはやメールに限った話ではなく、コミュニケーション全般というか、もはや社会人の姿勢の話ですね。

いちばん最初に書くメールは仕方ないとしても、都度「○○課長」「○○さん」とか書いて「お疲れ様です。」そして要件、最後に自分の名前を書く。

だいぶ無駄じゃないですか？

メール来た時に、自分宛に誰から来てるのかわかるので、要件以外は省略してしまって良いのではないでしょうか。

でも挨拶がなくて失礼に思う人もいるので、こういうものこそ共通認識として、ルールにしてしまうのが良いと思います。

解決したことを伝えるのであれば、「一言でOK」ルールです。

メールで解決したときに、色々付け加えて、自分の感想を長々と書いたり、お礼の文章を丁寧に書き、コメントを添えたくなります。
相手にとっても確かに悪い気はしないでしょう。

でも、本当に効率化を図りたいなら、「OKです」「問題ありません」だけにするルールにしてしまって良いと思います。
ただ、こればっかりはギスギスしないように、強制せずに「お礼は無理して書かなくてよい（書いても「ありがとうございました」一言）」くらいのルールでも良いとは思います。

これはチーム内のメールの決め事でなく、一人でもできることですが…。
社内共通の用語や、お客様などに入力するフレーズの多くはパターン化されているので、WindowsならIMEなどであらかじめ変換設定を行っておきましょう。Macやスマホ入力の設定も同様です。

例えば、こんなパターンです。

ここまで5つのルールを見てきました。ちょっと細かかったかもしれません。
でも、細かい無駄なことが世の中本当に多いので、自分の時間を作るためにも、小さなことでもコツコツ潰していくのが良いと思います。